Eventi aziendali per uffici e produzione: le scelte che favoriscono la partecipazione

Nelle aziende con uffici e reparti produttivi, un evento rivolto a tutti rischia di raggiungere davvero solo una parte delle persone. Raramente è una scelta voluta: più spesso dipende da decisioni organizzative prese senza pensare a chi lavora su turni, in stabilimento o lontano dalla sede. In questo articolo mettiamo in fila le scelte che, nella nostra esperienza di progettazione, pesano di più sulla partecipazione.

Come scegliere data e orari per coinvolgere chi lavora su turni

È la scelta più concreta, e spesso la più decisiva. Un evento fissato in un orario che si sovrappone ai turni esclude una parte dell’azienda prima ancora di cominciare. Le soluzioni dipendono da come è organizzato il lavoro: una fascia oraria compatibile con il cambio turno, più edizioni dello stesso evento, oppure momenti brevi ripetuti nella stessa giornata.

Come scegliere la sede e la durata dell’evento

Una location comoda per la sede direzionale può essere lontana dallo stabilimento. Conviene valutare la distanza da entrambi, i trasporti disponibili e, quando è possibile, la soluzione più semplice: organizzare l’evento direttamente in azienda.

Anche la durata conta. Un evento lungo è più difficile da conciliare con la produzione, mentre un format compatto si può replicare più volte e in sedi diverse. È il caso di «Cosa abbiamo in comune?», che dura circa un’ora e un quarto e che abbiamo raccontato nel caso studio dedicato ad ABB.

Come scegliere attività accessibili a uffici e reparti produttivi durante gli eventi aziendali

Un’attività pensata per tutti non dovrebbe premiare le competenze tipiche di un ruolo, né richiedere doti fisiche particolari. Se un format è più facile per chi lavora in ufficio, o per chi è più allenato, una parte del gruppo parte svantaggiata o resta a guardare.

Ce lo ha ricordato una cliente, durante una call di un paio di anni fa. Ci stava commissionando un’attività per la sua azienda e a un certo punto è scoppiata in lacrime: il gruppo voleva qualcosa di adrenalinico e lei, fisicamente, non avrebbe potuto partecipare. Non era la prima volta. Circa un anno dopo ci ha scritto che aveva lasciato quell’azienda, perché non si era mai sentita parte del gruppo. In seguito ci ha commissionato una nuova attività, pensata perché tutti potessero partecipare.

Prima di scegliere qualsiasi format vale la pena chiedersi chi potrebbe restare fuori.

Come dare voce e riconoscimento a chi lavora in produzione negli eventi aziendali

Se dal palco parla solo la direzione, chi lavora nei reparti rischia di sentirsi pubblico più che protagonista. Dare voce anche a chi lavora in produzione, e prevedere riconoscimenti visibili per ogni ruolo, può cambiare il modo in cui l’evento viene percepito da tutta l’azienda.

Come far arrivare l’invito anche a chi lavora in stabilimento

Anche l’invito contribuisce a decidere chi partecipa. Un messaggio inviato solo per email può non raggiungere chi, in stabilimento, non la consulta ogni giorno. Un invito vago lascia il dubbio su cosa succederà, e quel dubbio può diventare un motivo per non andare.

Alcuni accorgimenti che suggeriamo:

usare più canali, compresi quelli presenti fisicamente nei reparti;

spiegare con chiarezza cosa succederà, quanto durerà e che non servono competenze particolari;

comunicare date e orari con anticipo, così da poter organizzare turni e sostituzioni;

usare un linguaggio comune, senza gergo da ufficio.

Grazie a FABULA, la nostra agenzia creativa, possiamo affiancare l’azienda anche nella comunicazione interna dell’evento, suggerendo standard pensati per raggiungere tutti.

Come progettiamo eventi per aziende con più sedi e turni

Progettiamo eventi aziendali e attività di team building anche per aziende con uffici e reparti produttivi, in sede o in location esterne, da Milano a Roma e Torino. Ogni progetto parte da una conversazione sull’organizzazione reale dell’azienda: turni, sedi, persone.

www.corefab.it | www.fabulahub.it

Articolo a cura di Marco Menoncello, COREFAB società benefit