Come sopravvivere al prossimo appuntamento con la gestione della privacy.
Il GDPR (General Data Protection Regulation) vedrà la sua piena applicazione a partire dal prossimo 25 maggio 2018.In vista di tale data cerchiamo di riassumere in breve quali sono azioni da attivare per muoversi tranquillamente in questo mare di novità.
La prima cosa da fare, dopo aver letto e riletto tutte le direttive del GDPR, è capire da dove partire. Come capita per le normali azioni commerciali occore analizzare dall’interno la propria società e quindi chiedersi:
- chi è responsabile della sicurezza dei dati personali?
- dove risiedono i dati personali delle persone con cui o per cui collaboro?
- quando e come è stato raccolto il consenso dei miei utenti per l’invio di newsletter promozionali?
- chi ha accesso ai dati e con che permessi?
- quali sono le finalità del trattamento dei miei dati?
Partendo dalla risposta a queste domande possiamo iniziare a muoverci per sistemare ciò che ancora non è stato fatto in maniera corretta e attivare delle procedure in modo che ogni attività rispetti la normativa.
Al fine di riuscire a garantire la tutela dei dati personali che quotidianamente trattiamo è importante quindi predisporre un metodo per gestire il flusso dei dati in modo sicuro. In questo specifico conesto, il metodo efficace parte da alcune azioni fondamentali da cui non possiamo più prescindere:
Avendo individuato chi sono le persone autorizzate al trattamento dei dati occorre provvedere alla loro formazione rendendoli noti dei rischi e responsabilità connesse al trattamento dei dati. La formazione costituisce, quindi, un requisito imprescindibile per poter predisporre qualsiasi tipo di operazione sui dati all’interno delle organizzazioni, imprese e pubbliche amministrazioni.
Dopo aver verificato dove risiedono tutti i dati personali (di dipendenti, clienti, fornitori e utenti) occorre procedure con un aggiornamento delle informazioni raccolte informando gli utenti riguardo le ragioni per le quali l’azienda ha raccolto i loro dati e quali sono le finalità. Naturalmente sarà importantissimo chiarire come sarà possibile revocare il poprio consenso.
Per il futuro occorrerà inoltre predisponendo una modulistica (online o offline) che non abbia al suo interno caselle per il consenso preselezionate. Pertanto, se ad esempio un cliente compila un form online per ricevere la versione prova di un prodotto o servizio, non significa che abbia manifestato anche un consenso implicito all’invio della newsletter o di altro materiale (es. Offerte, sconti etc..) via email o via telefono.
Per quanto riguarda la tutela dei minori, il nuovo regolamento prevede, all’articolo 8, una regolamentazione specifica indirizzata ai minori di 16 anni la cui offerta diretta di servizi dell’azienda sia indirizzata proprio a questi soggetti. Le aziende pertanto, prima di sottoporre il modulo di autorizzazione, devono conoscere l’età del minore e devono verificare che, chi darà il consenso, sia davvero un genitore ed eserciti la potestà genitoriale.
All’interno di questo intricato processo bisognerà definire tutti i ruoli e le modalità con cui, i soggetti individuate come responsabili della gestione della filiera organizzativa e attuativa, possono operare in tutta tranquillità trasformando di fatto un’adempimento di legge in un vero e proprio processo aziendale dando vita ad un nuovo ruolo aziendale e nuova modulistica obbligatoria che entreranno di fatto nel ciclo di vita aziendale.
Questi sono solo i primi passi da muovere per arrivare al 25 maggio pronti e consapevoli, per tutti i dettagli vi rimandiamo alla guida completa pubblicata sul sito del Garante della Privacy (https://bit.ly/2vUCkpS) oppure, potete contattarci e richiedere la consulenza di un Esperto Privacy.
